Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

• Organisatieprogramma 2022-2026

De doelen die de gemeente op tal van terreinen wil bereiken, staan beschreven in de vier programma’s en de daaronder hangende sub-programma’s van de programmabegroting. Om deze doelen en te leveren producten te verwezenlijken, is interne ondersteuning en facilitering nodig. De bedrijfsvoeringsprocessen in onze gemeente ondersteunen de uitvoering van de programma’s en dragen in belangrijke mate bij aan de continuïteit van de organisatie. De bedrijfsprocessen kunnen in meerdere en mindere mate doeltreffend en doelmatig zijn ingericht. In toenemende mate zijn deze processen zelf ook onderworpen aan een wettelijk kader.

Leeswijzer
In deze bedrijfsvoeringparagraaf geven we informatie over de wijze waarop we in 2023 werkten aan (de ontwikkeling van) een adequate bedrijfsvoering. Hierbij gaan we eerst in op de ontwikkeling die we met de organisatie in zijn gegaan. Vervolgens vermelden we de ontwikkelingen op het punt van de structuur en inrichting van de organisatie. Daarna beschrijven we de ontwikkelingen in 2023 op de verschillende deelterreinen. Voor de deelterreinen gebruiken we de indeling van het overheidsontwikkelmodel. Dat betekent dat we achtereenvolgens ingaan op datgene dat we in 2023 deden op beleid en strategie, management en medewerkers, informatie en processen. Deze vind u in de paragrafen 5.5 tot en met 5.8.

De ontwikkeling van de organisatie richt zich vanaf 2022 op een meer wendbare en slagvaardige gemeente voor de grotere opgaven. In 2023 is dit verankerd in de vijf ambities die zijn vastgelegd in het Organisatieprogramma 2022-2026 'SAMENwerken aan een MOOI en KRACHTIG Schouwen-Duiveland'.  

In paragraaf 5.5 gaan we daar inhoudelijk op in.

Externe dienstverlening

De optimalisatie van onze dienstverlening aan onze inwoners, ondernemers, partners en gasten pakten we in 2023 ook weer verder op. We investeren hierbij in een klantgerichte houding. Zo besteedden we in 2023 onder andere veel aandacht aan het tijdig terugbellen van telefonische contacten met een terugbelverzoek. In 2023 startten we met het maken van een opzet voor bedrijfsvoeringsgesprekken. Dat zijn kwartaalgesprekken die de gemeentesecretaris gezamenlijk met adviseurs voert met de afdelingshoofden. Hierin sturen we met name ook op de tijdige afdoening van aanvragen, verzoeken, brieven etc. De eerste gesprekken vinden plaats in het 1e kwartaal van 2024.

Ook investeerden we in de digitale dienstverlening. Steeds meer vragen, aanvragen en verzoeken kunnen digitaal worden ingediend. Met digitale loketten bevorderen we verder de toegankelijkheid van onze gemeente. In 2023 pakten we de voorbereidingen voor een ondernemersloket op. Naar verwachting gaan we hiermee in 2024 live. Daarnaast stelden we een subsidieloket in. Hierin is te vinden waar, naast onze gemeente, subsidies te verkrijgen zijn en kan ook hulp worden gevraagd bij het aanvragen van subsidies. In de achterliggende jaren bereidden we de invoering van de Omgevingswet voor. Deze trad per 1 januari 2024 in werking. Voor de Omgevingswet is ook een (landelijk) digitaal loket beschikbaar.

Vanuit hun verschillende verantwoordelijkheden beschikken gemeenteraad, college en gemeentesecretaris en management over diverse instrumenten om vast te stellen in hoeverre voldaan wordt aan de genoemde criteria voor een adequate bedrijfsvoering.

De raad heeft, naast een kaderstellende rol, ook een controlerende rol. In deze rol heeft de raad de beschikking over de volgende ‘instrumenten’: de Rekenkamer, de accountant en de onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet; welke het college verplicht periodiek onderzoek te doen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het door hem gevoerde bestuur.

De onafhankelijke Rekenkamer pakte in 2023 een onderzoek op naar privacy en informatiebeveiliging. Het onderzoeksrapport hierover presenteren ze in 2024.

De raad stelde een aantal jaren geleden ook een auditcommissie in. Deze vervulde in 2022 in dit kader een ondersteunende en adviserende rol. In 2023 keken de raadsleden in de auditcommissie kritisch naar zichzelf, hun rol en de rol van de commissie. Daarbij is de commissie ook uitgebreid met een lid. De commissie investeerde daarmee in 2023 in de eigen werkwijzen.

Onderzoeken in het kader van artikel 213aGemeentewet voerden we in 2023 niet uit. In 2023 hebben we de prioriteit gelegd bij en ingezet op onder andere de organisatieontwikkeling en de 5 ambities die daarbij horen. Op die wijze investeerden we in 2023 in onze doelmatigheid en doeltreffendheid. In 2023 hebben we de beschikbare tijd en capaciteit ingezet op het aanpassen van  de verordening 213a aan nieuwe regelgeving. Deze 'Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur van de gemeente Schouwen-Duiveland 2023' stelde uw raad vast op 21 december 2023. In diezelfde besluitvorming pasten we ook de financiële verordening en de controleverordening aan. Hiermee kunnen wij nu verder.

Als overheidsorganisatie zoeken we constant naar mogelijkheden om onze organisatie structureel in evenwicht te houden, met enerzijds de taken waar we voor staan en anderzijds de kosten voor onze inwoners. Om de plannen en dynamiek van ondernemende en actieve inwoners in Schouwen-Duiveland optimaal te stimuleren en te ondersteunen, moet je immers voldoende toegerust zijn.

Het ambitieniveau van raad en college was hoog. Voor het realiseren van wensen openden we benodigde vacatures en vulden die in 2023 zoveel mogelijk in. Het vervullen van vacatures is en blijft lastig in de huidige krappe arbeidsmarkt. 

Onderstaande tabel geeft de gemeentelijke salarislasten over 2023 weer. 

	Primitieve begroting 2023 in €	Realisatie 2023 in €
Salarislasten ambtelijke organisatie	26.664.664	25.601.975
Salarislasten college van B&W en raad	1.452.272	1.378.876

De totale salarislasten van de ambtelijke organisatie voor 2023 vallen circa € 1.062.500 lager uit dan begroot.. Dit voornamelijk veroorzaakt door vacature ruimte. De salarislasten voor college en raad zijn nagenoeg gelijk aan de begroting. 

Inhuur en uitbesteding	Begroting na wijziging 2023	Realisatie 2023
Inhuur met name uit vacatureruimte	6.158.825	5.925.431
Vaste inhuur (o.a. handhaving)	582.980	631.870
Uitbesteding	1.417.654	1.526.913
Subtotaal	8.159.459	8.084.214

Naam indicator	Eenheid	Waarde begroting 2023	Waarde gerealiseerd 2023
Formatie	Aantal fte per 1.000 inwoners	10,52 fte	10,52 fte
Bezetting	Aantal fte per 1.000 inwoners	10,52 fte	9,70 fte
Apparaatskosten	Kosten per inwoner	€ 1.005	€ 1.015

Definitie Apparaatskosten

Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur.

In vergelijking met andere gemeenten kunnen de apparaatskosten per inwoner afwijken als gevolg van in- of uitbesteden van gemeentelijke taken, zoals gemeentelijke reiniging, afvalverwerking, en dergelijke. Wanneer deze taken zijn uitbesteed worden deze kosten niet meer meegeteld in de apparaatskosten, waardoor de apparaatskosten per inwoner lager worden gepresenteerd. In feite zitten deze kosten in de overige kosten opgenomen.

Een belangrijk richtinggevend document voor onze strategie en beleid voor de komende jaren is de in 2011 tot stand gekomen Strategische Visie ‘Tij van de toekomst’. Nadien nog geactualiseerd. Voor de  opgepakte actie om de visie opnieuw te actualiseren verwijzen we u naar programma 4.

Doorontwikkeling organisatie

Onze gemeente zet zich elke dag in voor de inwoners, ondernemers, organisaties en gasten van ons eiland. Daarvoor moet de organisatie zich steeds doorontwikkelen. In 2023 hebben we hierin verdere stappen gezet met het opstellen van een organisatieprogramma. Hierin beschreven we onze missie en visie. Het is onze missie dat we samen werken aan een mooi en krachtig Schouwen-Duiveland. Onze visie is dat we dit slagvaardig, wendbaar en vakkundig doen en samen met de inwoners en ondernemers werken aan de maatschappelijke opgaven van Schouwen-Duiveland. Inzetten op en werken en handelen vanuit brede participatie met bestuur, raad, inwoners, ondernemers, verenigingen en stichtingen, kerkgemeenschappen en sociaal-maatschappelijke partijen is daarbij een belangrijke kernwaarde.

In 2023 is de rol van concerncontroller verder vorm gegeven. Deze concerncontroller is een onafhankelijk functionaris die gevraagd en ongevraagd vanuit een breed perspectief vanuit het concern de gemeentesecretaris en het managementteam (MT) adviseert. De doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid, oftewel het 'in control' zijn van de organisatie hebben daarbij de volle aandacht. De concerncontroller adviseert op de complexe bestuurlijke dossiers en als (strategisch) adviseur informeert en adviseert hij vanuit een onafhankelijke positie d auditcommissie, het college, de gemeentesecretaris, het management en de collega's over kansen, risico's en consequenties van plannen, projecten, voorstellen en voorgenomen besluiten.

Het organisatieprogramma 2022–2026 draagt bij aan versterking van bestuurskracht en dienstverlening. Dat zijn ook de beloften uit het coalitieakkoord en de meerjarenbegroting. In het programma werken we met 5 ambities:

1.    Sterke teams: managementontwikkeling en vakmanschap
2.    Sterke bedrijfsvoering: procesgericht werken en kwaliteitsdenken
3.    Ruimte maken voor participatie: beleid en werkwijze 
4.    Een aantrekkelijke organisatie: arbeidsmarktpositionering
5.    Goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel

In 2023 zetten we op alle 5 ambities stappen. Met de invoering en ontwikkeling vanuit het management development traject van de tactisch hiërarchische managementlaag teammanagers is en wordt gewerkt aan de ambitie sterke teams. Daarbij wordt gekeken naar en gestuurd op: welke kwaliteiten er binnen de teams aanwezig zijn en hoe deze zo goed mogelijk tot hun recht kunnen komen? Tegelijk met de invoering van deze  tactisch hiërarchische managementlaag, is de  doorontwikkeling naar een concern managementteam (CMT) in gang gezet. In dit CMT kan daardoor de focus verschuiven naar organisatiebrede vraagstukken en strategische sturing (zie verder ook par. 5.6)

Voor de ambitie sterke bedrijfsvoering brachten we de urgente collectieve bedrijfsvoeringsthema’s in kaart (o.a. rechtmatigheid, informatieveiligheid, privacy, verbeterde dienstverlening aan de inwoners en het opvolging geven aan moties en andere acties en adviezen). Deze vertaalden we vervolgens door in een concernplan en verder door in de afdelings- en teamplannen. 

Voor de ambitie; ruimte maken voor participatie, stelden we een bestuursopdracht op.

Samen met een extern vormgevingsbureau werkten we voor de ambitie aantrekkelijke organisatie aan een stevige arbeidsmarktpositionering van de organisatie en zetten we in op binden, boeien en belonen. Daarbij hebben we ingezet op het structureel werken met en begeleiden van stagiaires en trainees.

Daarnaast zetten we stappen in het bestuurlijk-ambtelijk samenspel in de vorm van gezamenlijke overleggen tussen de afdelingshoofden en het college. We maakten voorbereidingen voor het opstarten van een strategisch beraad. Mede hiervoor ontwikkelden we een dashboard voor de prioritering en monitoring van de uitvoering van het coalitieakkoord. Ook zetten we in op de kwalitatieve groei van de raadsvoorstellen.      

Implementatie tactisch management
We werken toe naar een meer wendbare, slagvaardige en vakkundige organisatie (onze organisatievisie). Dit betekent een doorontwikkeling van onze organisatie en daarmee een doorontwikkeling van teams én medewerkers. Hiervoor is gerichte ondersteuning, begeleiding en sturing van deze medewerkers en teams nodig. Per 1 september 2023 implementeerden we daarom een laag tactisch managers, waarmee de rol van coördinator verviel. Deze managementlaag is verantwoordelijk voor de hiërarchische, integrale en dienende aansturing van medewerkers en teams. Daarbij is het doel slagvaardige teams én medewerkers die excellente dienstverlening leveren aan onze inwoners. Daarbij pakt het MT een steeds meer strategische rol in de besturing van de organisatie als geheel in nauwer samenspel met het bestuur. 

Om management optimaal te ondersteunen en te laten groeien in deze nieuwe rollen startten we na de zomer een management development (MD) programma. Daarbij volgen afdelingshoofden en teammanagers ieder een eigen programma, maar wel met diverse gemeenschappelijke thema’s en sessies. In het MD programma staan enerzijds competentieontwikkeling (managementvaardigheden) en anderzijds actuele urgente bedrijfsvoering thema’s centraal. Dit programma zetten we voort in 2024. 

Arbeidsmarktpositionering
Op een (nog steeds) krappe arbeidsmarkt willen we dat potentiële medewerkers ons weten te vinden, ze bij ons willen werken én dat ze solliciteren op onze vacatures. We streven daarbij naar een soepel en efficiënt wervings- en selectieproces. Zo kunnen we onze vacatures sneller vervullen met de juiste mensen en onze dienstverlening waarborgen. 

Om dit te realiseren zetten we in 2023 extra capaciteit en expertise in in de vorm van een Recruiter binnen het team P&O. Onder zijn leiding zetten we  de optimalisatie van ons interne wervings- en selectieproces door. Daarnaast zijn grote stappen gezet om de gemeente Schouwen-Duiveland als werkgever meer te profileren bij relevante doelgroepen. Met name het contact met onderwijsinstellingen en samenwerkingsorganisaties (zoals het UWV) en onze online aanwezigheid zijn aanzienlijk verbeterd. Ook waren we als werkgever aanwezig op verschillende banenmarkten en hebben we in oktober onze eigen banenmarkt met symposium georganiseerd in het gemeentehuis.  Op deze wijze willen we meer zichtbaar zijn en blijven en daarbij uitstralen dat we een aantrekkelijke organisatie en werkgever zijn..

We hebben ons werkgeversmerk verder vormgegeven en uitgewerkt in een creatief concept voor een arbeidsmarktcampagne. We zetten hiervoor verschillende (online en offline) kanalen in om onze zichtbaarheid te vergroten, de juiste doelgroepen aan te spreken en hen naar onze vacatures te leiden. Daarbij staan onze eigen medewerkers centraal; zij kunnen het beste vertellen hoe het is om bij de gemeente Schouwen-Duiveland te werken. Deze arbeidsmarktcampagne rollen we in 2024 uit.

Beloning
We vinden het, als goed werkgever, belangrijk onze medewerkers te waarderen voor het werk dat zij doen en de inzet die zij tonen. Juist in een tijd waarin het aantrekken en behouden van personeel zo uitdagend is, is deze waardering extra belangrijk. We hebben hiervoor een set aan beloningsinstrumenten die een manager kan inzetten om medewerkers extra (bovenop het salaris en mogelijke toelagen) te belonen. We zien echter dat deze te beperkt worden ingezet. Daarom keken we in 2023 samen met medewerkers en managers naar hoe dit beter kan. Op basis van deze feedback maken we in 2024 afspraken over een effectievere toepassing van onze beloningsinstrumenten en passen we ons beleid hierop aan.

Vooruitlopend hierop zetten we in 2023 het beschikbare budget in om alle medewerkers te waarderen in de vorm van een eenmalige (persoonlijke) gratificatie. Het resterende budget zetten we in 2024 in. 

HR Gesprekscyclus
Onze HR-gesprekscyclus biedt een vaste structuur waarin medewerker en manager regelmatig met elkaar praten over resultaten en ontwikkeling. Het is een belangrijk instrument voor het besturen van onze organisatie, het realiseren van onze ambities en het waarborgen van onze dienstverlening. Om de gesprekscyclus beter te laten aansluiten op de behoefte stelden we in 2023, in samenspraak met medewerkers en management, een nieuwe opzet vast binnen de kaders van de huidige regeling. Daarbij kwamen we tot een meer persoonsgerichte manier van resultaatgesprekken voeren. Begin 2024 implementeren we deze nieuwe opzet en borgen we deze in ons personeelssysteem (AFAS). 

Leren en ontwikkelen
Continue ontwikkeling is essentieel om te zorgen dat medewerkers hun werk goed blijven doen en onze ambities te realiseren. Ook is leren en ontwikkelen de afgelopen jaren een steeds belangrijke arbeidsvoorwaarde geworden en daarmee een belangrijk thema in het zijn van een aantrekkelijke organisatie. Als gevolg van de implementatie van tactisch management in 2023 pakken we dit thema in 2024 op.  

Vitaliteit
Als aantrekkelijk werkgever vinden we het belangrijk om te investeren in vitaliteit. Vitale medewerkers werken met meer plezier en leveren betere prestaties. In de huidige context van een hoge werkdruk, een krappe arbeidsmarkt, hybride werken, vergrijzing en een hoog tempo van (technologische) ontwikkelingen is het belangrijk om medewerkers in hun vitaliteit te ondersteunen.  

In de eerste helft van 2023 zetten we daarom onze samenwerking met 365VitaalWerken voort. Daarbij maakten we vitaliteit zichtbaar in onze gebouwen via beeldschermen en werden verschillende activiteiten georganiseerd. In het najaar van 2023 startten we met het formuleren van onze visie op vitaliteit. Deze visie dient als kapstok voor ons vitaliteitsbeleid, dat in de eerste helft van 2024 verder vorm krijgt. 

Informatie en Communicatietechnologie (ICT)

Informatieveiligheid neemt de laatste jaren een steeds belangrijkere plaats in in gemeenteland. We zijn een onafhankelijk onderzoek gestart, waaruit in 2023 de Roadmap is ontstaan. Deze geeft een stappenplan om stapsgewijs de veiligheid omtrent ICT te verbeteren. Hierop wordt de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) ingezet als verantwoordingsmethodiek. ENSIA is gebaseerd op de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). De BIO is een verzameling van interne security afspraken.

Op het gebied van bedrijfssoftware zijn we ook in 2023 verder gegaan met het benutten van de  SAAS (Software as a Service) mogelijkheden.  Dat zijn softwaretoepassingen via internet. Voor het beheer heeft dit efficiency voordelen. De verwachting is dit 2025 af te ronden. Hierin zijn we ook afhankelijk van de leveranciers, hun ontwikkelsnelheid en ondersteuningsmogelijkheden. 

Datagedreven  werken

Vanuit het perspectief van de klant en het resultaat dat behaald moet worden, worden processen bekeken en ingericht.
De (be)sturing is gericht op continue verbetering en vernieuwing en op de lange termijn.
Collega’s weten wat hun bijdrage is aan het uiteindelijke resultaat. Ze weten wie of wat ze nodig hebben om dit te realiseren.
Denken, werken en organiseren vanuit resultaat en maatschappelijke waarde/impact.

Voor het management zijn het afgelopen jaar verschillende dashboards ontwikkeld om data gedreven werken te ondersteunen en een bijdrage te leveren aan de in het coalitieakkoord gestelde doelstellingen.
Deze ontwikkeling zal zich in 2024 voortzetten en worden ondersteund door de bedrijfsvoeringsgesprekken. Een voorbeeld hiervan is het dashboard terugbelverzoeken waarmee sturing op de bereikbaarheid kan plaatsvinden en de kwaliteit van dienstverlening wordt bevorderd.

Digitalisering en aansluiting e-depot 

Ons archief vormen we digitaal in het zaaksysteem. Een digitaal archief is zonder goede beheersmaatregelen kwetsbaar en vluchtig. Digitaal gevormd archief, dat voor langdurige bewaring is bestemd, dient digitaal duurzaam opgeslagen te worden. Binnen Zeeland is hiervoor een digitale archiefbewaarplaats, een e-depot, ontwikkeld in samenwerking met de Zeeuwse overheden. Dit e-Depot is in beheer bij het Zeeuws Archief.

In 2023 gingen we verder met het gereedmaken van digitale informatieobjecten, die op termijn overgedragen moeten worden naar het e-depot. Ons belangrijkste digitale archief zit in zaaksysteem.nl. Samen met de leverancier van zaaksysteem.nl en het Zeeuws archief werkten we in 2023 aan het in orde maken van digitale informatieobjecten, zodat ze in de toekomst soepel overgedragen kunnen worden naar het e-depot. 

Naast het gereed maken van de informatieobjecten uit het zaaksysteem is er gewerkt aan het gereed maken van informatie uit het raadsinformatiesysteem Notubiz. Samen met de leverancier pakten we een traject op voor het ontwikkelen van een tool. Zodra dit beschikbaar is kunnen we informatieobjecten overdragen vanuit Notubiz naar het e-Depot. 

Procesmanagement 

In 2023 besteedden we breed in de organisatie aandacht aan het optimaliseren van processen. Veelal gebeurde dat op basis van signalen dat verbeteringen wenselijk waren. 
Op het punt van de bestuurlijke processen investeerden we ruim in de kwaliteit van het ‘bestuurlijke besluitvormingsproces’. En als onderdeel daarvan ook in de kwaliteit van de raadsvoorstellen en -besluiten. Daarnaast lijnden we het proces ‘onderhandse raadsvragen’ uit en brachten dit onder in het zaaksysteem. Ook zetten we hiervoor de monitoring beter op.

In het eerder genoemde management development (MD) traject is in 2023 ook stil gestaan bij de wens om tot inzicht in processen en procesoptimalisatie te komen. Met de teammanagers geven we dat in 2024 verder vorm door gestructureerd met processen aan de slag te gaan, mede in relatie tot de urgente opgave op het vlak van privacy, informatieveiligheid, bedrijfscontinuïteitsmanagement en financiële rechtmatigheid.

Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht

In 2023 investeerden we verder in het op orde brengen van de interne fiscale beheersing. We optimaliseerden hiervoor processen waarin rijksbelastingen een rol spelen. Daarnaast zetten we de interne controles op fiscaliteit verder op. Hiervoor stelden we een ‘Fiscaal intern controleplan’ op.

De relatie met de Belastingdienst is goed. Ze hebben vertrouwen in onze aanpak en de onderliggende intenties. Dit heeft geresulteerd in het afsluiten van een ‘Convenant Horizontaal Toezicht’ met de Belastingdienst in november 2023.

Rechtmatigheidsverantwoording

In 2023 is eindelijk de Wet Versterking decentrale Rekenkamers in werking getreden. Onderdeel hiervan is dat ons college voortaan zelf een verantwoording afgeeft over de rechtmatigheid. Dit betreft feitelijk een verantwoording  over de rechtmatige totstandkoming van de jaarrekening. 

Om de verklaring over 2023 af te geven zijn in het jaar de nodige voorbereidingen getroffen. Hiervoor is tijd afstemming geweest met de externe accountant over de processen, waarvoor de rechtmatigheidsverantwoording minimaal gecontroleerd moet worden. Het gaat daarbij om processen met een hoog financiële risico en/of omvang, zoals bijvoorbeeld EU- aanbestedingen en subsidies. Op deze relevante processen is een risicoanalyse uitgevoerd en waar nodig ook een (verbijzonderde) interne controle. De kaders zijn vastgelegd in de financiële verordening welke de raad in december 2023 heeft vastgesteld.

Toelichting uitkomsten rechtmatigheid

Inleiding
In de financiële verordening heeft de gemeenteraad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheden vanaf € 100.000 (rapportagegrens) in de paragraaf bedrijfsvoering worden toegelicht. Naast deze toelichting gaan wij hieronder in op de bevindingen van het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.

Begrotingscriterium
In totaal is er een bedrag € 12.784.849 aan formele begrotingsafwijkingen geconstateerd.  De afwijkingen zijn voor een bedrag van € 9.780.944 als acceptabel aan te merken en  € 3.003.905 als niet acceptabel. In de jaarrekening (onderdeel begrotingsrechtmatigheid) is een inhoudelijke toets aan de criteria voor de begrotingsrechtmatigheid opgenomen. 

Subprogramma 2.2, Legesopbrengst omgevingsvergunningen, € 2.628.000 onrechtmatig
Door projectleiders tussentijds bij financiële rapportages te bevragen over de voortgang van projecten (waar de legesraming op gebaseerd is) voorkomen we in de toekomst dat zo'n groot verschil zich pas bij het opstellen van de jaarrekening naar voren komt.

Subprogramma Overhead, Doorbelasting pesoneelskosten, € 375.905 onrechtmatig
Met ingang van 1 januari 2024 is gewijzigd inhuurproces van kracht waarmee we overschrijdingen op inhuur eerder in beeld hebben. Bij de tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeente voor het einde van het jaar van het lopende boekjaar stellen wij indien nodig de raming van de inhuurlasten bij aan de hand van dan te verwachten inhuurbehoefte in relatie tot het beschikbare budget.

Investeringen, Herinrichting Ring Dreischor, € 144.830 onrechtmatig
In de toekomst voorkomen we dit door aan de voorkant beter in te schatten wat voor soort kosten we verwachten op het investeringsbudget. In dit geval hadden we het bedrag bij moeten ramen op het investeringsbudget en af moeten ramen op het exploitatiebudget. Daarnaast ligt er een opgaaf om de inhuurkosten tussentijds al door te belasten, zodat zichtbaar wordt op welke investeringsbudgetten er voor inhuurlasten bijgeraamd moet worden. Daarnaast kan er in de oorspronkelijke raming ook al rekening worden gehouden met eventuele inhuur.

Voorwaardencriterium
Europese aanbestedingsregels
Naar aanleiding van de interne controle wordt geconcludeerd dat de Europese aanbestedingsregels in zeven gevallen niet juist zijn gevolgd. De totaal jaarlast 2023 van de fouten bedraagt €469.046. Bij geen geval is er sprake van een afwijking hoger dan €100.000. 
Wij blijven de naleving van de Europese aanbestedingsregels strikt monitoren door het uitvoeren van tussentijdse controles zodat we kunnen bijsturen. Tevens brengen we intern contractmanagement en adequate dossiervorming expliciet onder de aandacht.

Misbruik en Oneigenlijk gebruik
Geen bevindingen.

Toets aan verantwoordingsgrens
Het totaal van geconstateerde rechtmatigheidsfouten (€ 13.263.895) overschrijdt de verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Op grond hiervan neemt het college in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening de onrechtmatigheden op die meetellen voor het oordeel.