In deze paragraaf nemen wij u mee in hoe wij in 2025 uitvoering geven aan de 5 ambities uit ons Organisatieprogramma 2022-2026 (Sterke teams, Sterke bedrijfsvoering, Ruimte voor participatie, Aantrekkelijke organisatie en Goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel).
Voortgang activiteiten
Paragraaf 5 Bedrijfsvoering
Voortgang activiteiten
Wat willen we bereiken?
Terug naar navigatie - Paragraaf 5 Bedrijfsvoering - Wat willen we bereiken?-
Paragraaf 5 Bedrijfsvoering
- P.5.1 Ambitie Sterke teams: We verbeteren de resultaten en kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners, bestuur en interne klant door het functioneren van de teams verder te versterken.
-
P.5.2 Ambitie Sterke bedrijfsvoering: We zijn aantoonbaar in control vanuit een datagedreven manier van werken en continue monitoring.
- P.5.2.1 We ontwikkelen dashboards en zetten deze in.
- P.5.2.2 We ontwikkelen kwartaalrapportages over aantoonbaar in control urgente thema’s op basis van de cyclische bedrijfsvoering gesprekken.
- P.5.2.3. We blijven inzetten op privacy, informatieveiligheid en bedrijfscontinuïteit.
- P.5.2.4. We geven de beleidsindicatoren meer inhoud en betekenis (Amendement A6 programmabegroting 2025-2028)
- P.5.3 Ambitie Ruimte voor participatie: We vergroten de invloed van inwoners en ondernemers op hun leefomgeving.
- P.5.4 Ambitie Aantrekkelijke organisatie: We zijn een aantrekkelijke organisatie waar potentiële medewerkers willen werken en bestaande medewerkers willen blijven werken.
- P.5.5 Ambitie Goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel: We ervaren een goed afgestemde sturing op het realiseren van bestuurlijke prioriteiten.
Wat willen we bereiken?
Terug naar navigatie - Paragraaf 5 Bedrijfsvoering - Wat willen we bereiken?P.5.1 Ambitie Sterke teams: We verbeteren de resultaten en kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners, bestuur en interne klant door het functioneren van de teams verder te versterken.
Wat deden we daarvoor?
P.5.2 Ambitie Sterke bedrijfsvoering: We zijn aantoonbaar in control vanuit een datagedreven manier van werken en continue monitoring.
Wat deden we daarvoor?
P.5.3 Ambitie Ruimte voor participatie: We vergroten de invloed van inwoners en ondernemers op hun leefomgeving.
Wat deden we daarvoor?
P.5.4 Ambitie Aantrekkelijke organisatie: We zijn een aantrekkelijke organisatie waar potentiële medewerkers willen werken en bestaande medewerkers willen blijven werken.
Wat deden we daarvoor?
P.5.5 Ambitie Goed bestuurlijk-ambtelijk samenspel: We ervaren een goed afgestemde sturing op het realiseren van bestuurlijke prioriteiten.
Wat deden we daarvoor?
Beleidsindicatoren Bedrijfsvoering
Terug naar navigatie - Paragraaf 5 Bedrijfsvoering - Beleidsindicatoren Bedrijfsvoering| Naam indicator | Eenheid | Waarde begroting na wijziging 2025 | Waarde gerealiseerd 2025 |
|---|---|---|---|
| Formatie | Aantal fte per 1000 inwoners | 10,83 fte (o.b.v. begoting) | 11,39 fte |
| Bezetting | Aantal fte per 1000 inwoners | 10,25 fte (o.b.v. begoting) | 10,83 fte |
| Apparaatskosten | Kosten per inwoner | 1.355 | 1.324 |
| Externe inhuur | Kosten als % van de totale loonsom | 28,26% | 24,86% |
| Externe inhuur | Totale kosten inhuur externen | 8.768.856 | 7.666.887 |
Toelichting beleidsindicatoren
De formatie en bezettingsindicator laten zien dat er in 2025 sprake was van een onderbezetting. De bezetting is achtergebleven door krapte op de arbeidsmarkt en het moeilijk vervullen vacatures. Dit geeft een budgetoverschot op het totale personeelsbudget. Dit overschot benutten we voor het inhuren van personeel wegens ziekte en vacatures.
De indicator externe inhuur betreft zowel het budgetoverschot als gevolg van de onderbezetting op formatie, als het reguliere beschikbare budget voor externe inhuur voor projecten. Uit nadere analyse blijkt daarnaast dat de gehanteerde uitgangspunten bij de raming van de loonkosten per fte kunnen afwijken van de werkelijke loonkosten. Daarnaast kent de toepassing van het beloningsbeleid en daarmee de besteding van de middelen een ingroeipad. Dit draagt beiden bij aan de vrijval van loonkosten, welke we inzetten voor inhuren van personeel wegens ziekte en vacatures.
De inzet van inhuur voor ziekte, vacatures en projecten is per saldo ruim € 1 miljoen minder in dan het totale beschikbare budget. Dit hangt samen met het feit dat vacatures in een aantal gevallen later in het jaar zijn ingevuld of naar verwachting slechts voor korte termijn ingevuld zouden worden, waardoor niet altijd is gekozen voor tijdelijke inhuur. Ook speelt de krapte op de inhuurmarkt een rol en wordt inhuur waar mogelijk terughoudend ingezet.
Op basis van de huidige inzichten lijkt het voordeel grotendeels incidenteel van aard. Tegelijkertijd wordt nader onderzocht in hoeverre structurele factoren ook in toekomstige jaren een rol spelen.
Rechtmatigheid
Terug naar navigatie - Paragraaf 5 Bedrijfsvoering - RechtmatigheidParagraaf bedrijfsvoering
Sinds het jaarverslag 2023 geeft het college een verklaring af over de rechtmatigheid van de jaarstukken. De accountant verstrekt alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De verklaring legt het college af in de rechtmatigheidsverklaring. Aanvullend daarop is hieronder een toelichting opgenomen. De verantwoording vindt plaats op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en de Verordening financieel beleid.
Het college geeft hieronder een toelichting op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De rapportagegrens zijn de geconstateerde afwijkingen groter dan € 100.000.
Het college stelt dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen, de verantwoordingsgrens overstijgen. De verantwoordingsgrens is 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves.
| Begrotingscriterium | X € 1 miljoen |
|---|---|
| Begrotingscriterium | 0,6 |
| Voorwaardencriterium | 3,4 |
| M&O criterium | 0 |
| Totaal Onrechtmatigheden | 4,0 |
| Verantwoordingsgrens | 3,15 |
Begrotingscriterium
In het kader van de begrotingsrechtmatigheid zijn op drie subprogramma’s/onderdelen lastenoverschrijdingen geconstateerd die groter zijn dan € 100.000. Dit betreffen 3.4 Evenementen en activiteiten aan water, bestuur en burgerzaken en het bedrag voor de VPB heffing. De afwijkingen zijn toegelicht in de programma’s. De afwijkingen zijn tijdig gemeld, maar worden niet als acceptabel geclassificeerd conform art 12. Lid 5 van de verordening financieel beleid. Om begrotingsafwijkingen te voorkomen voorzien we met de implementatie van een nieuwe financiële applicatie verbetermogelijkheden in onder meer de verplichtingenadministratie.
Voorwaardencriterium
Gedurende het jaar is tijdens de halfjaarlijkse controle gebleken dat er sprake was van aanbestedingsonrechtmatigheden. Hierdoor is de controle uitgebreid. Na afloop van het boekjaar is een uitgebreide controle uitgevoerd op naleving van de Europese aanbestedingswet. Hieruit volgt dat 22 dossiers niet conform aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen. Hier liggen diverse oorzaken aan ten grondslag.
| Bedrag x 1 mln. | Aantal dossiers | |
|---|---|---|
| Grip op omvang | 1,1 | 8 |
| Inkoopprocedure niet gemeld bij inkoopadviseurs | 0,8 | 4 |
| Procedure niet volledig of juist doorlopen/niet langer geldig | 0,8 | 4 |
| Raming van de opdracht niet volledig | 0,8 | 6 |
| Totaal | 3,4 | 22 |
Grip op omvang
Het huidige contract systeem en de financiële administratie zijn niet zodanig gekoppeld dat de uitnutting van een contract kan worden gemonitord. Hierdoor wordt er meer afgenomen op lopende contracten dan toegestaan is. Dit komt onder andere voor indien een product of dienst in een afdeling effectief blijkt en ook door andere afdelingen wordt ingezet.
Inkoopprocedure niet gemeld bij inkoopadviseurs
Er zijn dossiers waarbij de inkoopadviseur niet bij de inkoop betrokken is geweest. Het inkoopbeleid schrijft voor dat inkopen vanaf € 50.000 gemeld moeten worden bij de inkoopadviseur. Dit is in vier dossiers boven de EU aanbestedingsgrens, niet het geval.
Procedure
De aanbestedingswet schrijft bijzondere uitzonderingen op Europees aanbesteden voor. Hiervoor dienen specifieke procedures te worden doorlopen. Dit geldt bijvoorbeeld bij dwingende spoed, Sociaal specifieke diensten of technische afhankelijkheid. Deze procedures worden toegepast indien hier sprake van is, maar blijken niet allemaal volledig te zijn afgerond met de juiste stappen. Tevens kennen de procedures soms een beperkte geldigheidsduur. In dat geval dient binnen een redelijke periode een nieuwe aanbesteding plaats te vinden. Dit is niet in alle gevallen gebeurd.
Raming van de opdracht
De raming van een opdracht is de basis voor het bepalen van de inkoopprocedure. De raming wordt getoetst door de inkoopadviseur en hierna wordt de procedure bepaald. Het ramen van een opdracht kan complex zijn. Daarnaast kunnen gedurende de opdracht aanvullende of onvoorziene omstandigheden optreden. Het is van belang in de raming rekening te houden realistische risico’s om te voorkomen dat een te lichte procedure onterecht wordt ingezet.
Herstel en voorkomen
Het aantal onrechtmatigheden is groter dan de verantwoordingsgrens. Door de uitgebreide controle hebben we onrechtmatigheden in beeld. Bij het constateren van de onrechtmatigheden is zo veel mogelijk direct per dossier de oplossingsrichting en een verwachte oplossingstermijn bepaald. Onderstaande tabel geeft gedeeltelijk weer op welke termijn de onrechtmatigheden worden opgelost.
| Jaartal | Onrechtmatig € mln | Aantal dossiers |
|---|---|---|
| 2025 | 0,2 | 2 |
| 2026 | 0,7 | 7 |
| 2027 | 1,1 | 4 |
| 2028 | 0,1 | 1 |
| Nader te bepalen | 1,3 | 8 |
| Totaal | 3,4 | 22 |
Daarnaast wordt er een herstelplan inkopen geschreven waarin de aanbevelingen vanuit de interne aanbestedingscontroles worden geadresseerd. We betrekken hierbij de mogelijkheden die ontstaan vanuit de implementatie van een nieuw financieel systeem per 1-1-2027 en het herzien van het inkoopbeleid in 2026.