In het BBV zijn de kosten van overhead als volgt gedefinieerd:
Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
Op grond van de notitie Overhead van de Commissie BBV mogen in de begroting aan de grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten overheadkosten worden toegerekend. De wijze waarop de toerekening van overhead aan grondexploitaties, investeringen en subsidieprojecten, maar ook aan de kostenonderbouwing van leges plaatsvindt is in het BBV vrijgelaten. In onze systematiek vindt toerekening plaats door het aandeel van de kosten overhead in de totale apparaatskosten exclusief direct aan taakvelden toe te rekenen materieel- en externe huisvestingskosten.
Ons overheadpercentage bedraagt 40%.
Wij berekenen het overheadpercentage jaarlijks bij het opstellen van de begroting en hanteren hierbij een bandbreedte. Als het nieuw berekende percentage meer dan 5% afwijkt van 40% passen wij het overheadpercentage aan.
Ontwikkeltraject AFAS ERP
AFAS biedt een geïntegreerde standaardoplossing voor HR- en financiële processen. Op dit moment maken 230 overheidsinstellingen hiervan gebruik, waaronder ruim 40 gemeenten. Bij deze laatste groep wordt de oplossing alleen voor HR-processen ingezet, omdat het financiële deel niet volledig aansluit bij gemeentelijke financiële processen. AFAS heeft de ambitie om ook aan gemeenten een totaaloplossing aan te kunnen bieden en is op zoek naar gemeenten met wie ze samen het product kunnen door ontwikkelen zodat het aansluit bij de gemeentelijke financiële processen. Tijdens een uitgebreide testperiode begin 2023 zijn we tot de conclusie gekomen dat AFAS HR heel goed aansluit bij onze eisen en wensen voor een nieuw HR-systeem. Daarnaast is er in die periode vertrouwen ontstaan dat we samen met AFAS het financiële deel van de oplossing kunnen door ontwikkelen. Hiervoor nemen wij op de lijst te honoreren prioriteiten 2024-2027 een budget op van € 87000, waarmee in 2024 een ontwikkeltraject starten voor AFAS ERP. Vanaf 2026 verwachten we hiermee op de onderhoudslasten te kunnen besparen.
Extern inkoopadvies voor grote of specialistische inkoopprojecten
Voor specialistische en/of grote aanbestedingen wordt steeds vaker een beroep gedaan op externe inkoopcapaciteit voor het verlenen van een inkoopadvies. Hiervoor zijn in de huidige begroting geen middelen aanwezig. Wij nemen hiervoor op de lijst te honoreren prioriteiten 2024-2027 voor twee jaren een jaarlijks budget op van € 60.000. Dit komt de doorlooptijd van het projecten ten goede.
Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht convenant
Voor de naleving van het convenant Horizontaal Toezicht met de Belastingdienst brachten we de belangrijkste risico's (keyrisks) binnen onze processen in beeld. Hoewel het uitgangspunt is dat we de hiervoor benodigde beheersmaatregelen zelf uitvoeren, ontkomen we er niet in sommige gevallen een beroep te doen op externe expertise. Het is hiervoor nemen we op de lijst te honoreren prioriteiten 2024-2027 een structureel werkbudget op van € 10.000 per jaar.
Advisering Rechtmatigheid en inrichting applicatie
Voor incidentele advisering op vraagstukken rondom financiële rechtmatigheid en het verplicht afgeven van de rechtmatigheidsverklaring nemen bij op de lijst te honoreren prioriteiten 2024-2027 een structureel werkbudget op van € 12.500 per jaar.
Verruiming regeling reiskostenvergoeding woon-werkverkeer
Verruiming van de vergoedingsregeling voor woon-werkverkeer draagt bij aan aantrekkelijk werkgeverschap en daarmee werkt het ook versterkend voor onze positie op de arbeidsmarkt. Concreet gaat het om het loslaten van het maximumaantal kilometers en toekenning van een vergoeding voor de Westerscheldetunnel. Het is hiervoor nemen we op de lijst te honoreren prioriteiten 2024-2027 een structureel budget op van € 33.000.
Werkbudget privacy
Om te kunnen blijven voldoen aan de verplichtingen vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) maken we in 2023 en 2024 flinke slagen. Naast een bewustwordingscampagne, staat de actualisatie van het register van verwerkingsactiviteiten en het completeren van de DPIA's (data protection impact assessment) op het programma. Een DPIA is een instrument om privacy risico's van een gegevensverwerking in kaart te brengen. Belangrijk omdat onze inwoners en medewerkers ervan uit moeten gaan dat hun persoonsgegevens veilig bij ons zijn en dat wij geen 'overbodige' persoonsgegevens opslaan. Gezien het grote aantal processen in onze organisatie waarin wij persoonsgegevens verwerken, is dit een omvangrijke operatie. Op de lijst te honoreren prioriteiten 2024-2024 nemen wij hiervoor een incidenteel uitvoeringsbudget op van € 15.000 voor workshops, extra communicatiemiddelen, bijeenkomsten en/of andere specifieke ondersteuning.
De kosten van overhead betreffen: